Dans beaucoup de PME, le vrai logiciel de gestion s'appelle « Gestion 2026 NE PAS EFFACER.xlsx ». La liste de prix, l'inventaire, l'horaire des techniciens et le suivi des dossiers vivent dans un classeur que trois ou quatre personnes ouvrent chaque jour. Avant de demander une soumission pour un logiciel sur mesure, la plupart des dirigeants se posent une question plus simple : maintenant que Copilot est dans Excel, est-ce que le fichier ne vient pas de redevenir suffisant?
Les pages qui répondent à « Copilot Excel » sur Google expliquent comment l'activer et quoi lui demander. Aucune de celles qui arrivent en tête ne pose la question qui coûte cher : est-ce que ce fichier devrait encore être un fichier? Copilot rend Excel plus puissant. Il ne règle aucun des problèmes qui viennent du fait que vos données vivent dans un document partagé.
La réponse courte, pour les pressés
Copilot dans Excel aide vraiment à l'analyse : il écrit des formules, crée des tableaux croisés dynamiques et des graphiques, nettoie des données et peut modifier le classeur lui-même. Selon la FAQ de Microsoft, il est offert avec les abonnements Microsoft 365 pour entreprise admissibles à Copilot Chat, en accès standard, et avec la licence Microsoft Copilot payante, en accès prioritaire. D'autres pages réservent toutefois l'édition à la licence payante. Ce qu'il ne change pas, c'est la nature du fichier. Quand deux personnes modifient la même cellule, la dernière sauvegarde l'emporte. L'historique des modifications remonte à 365 jours, mais une modification faite dans une version d'Excel à achat unique l'efface. La protection d'une feuille, écrit Microsoft, n'est pas une fonctionnalité de sécurité. Quand plusieurs personnes saisissent chaque jour, qu'il faut savoir qui a changé un prix, que certains ne doivent voir qu'une partie des données ou que des renseignements personnels circulent en pièce jointe, il est temps d'en faire une petite application web.
Ce que Copilot dans Excel fait vraiment, en octobre 2026
La page de démarrage de Microsoft décrit trois modes. En mode édition, le mode par défaut, Copilot modifie le classeur directement : il ajoute des feuilles, écrit des formules sur plusieurs onglets, applique une mise en forme conditionnelle ou une validation des données, construit un tableau croisé dynamique ou un tableau de bord. En mode plan, il propose sa démarche et attend votre accord avant de toucher au fichier. En mode conversation, il analyse les données sans rien modifier.
Trois fonctions comptent pour une PME. Une compétence offerte par Microsoft, @clean-data, repère et corrige les problèmes de données. Les compétences personnalisées, enregistrées dans un dossier OneDrive, retiennent une procédure que vous répétez chaque mois. Une feuille nommée .Rules fixe les conventions d'un classeur, et elle voyage avec lui quand vous le partagez.
Pour la licence, Microsoft étiquette l'expérience dans l'application même. « M365 Copilot (Basic) » veut dire un accès standard sans la licence payante, sous réserve de la capacité du service; « M365 Copilot (Premium) » signale la licence Microsoft Copilot (le produit s'appelait Microsoft 365 Copilot jusqu'à récemment) et un accès prioritaire. Les pages de Microsoft ne concordent pas : la page produit d'Excel et la description de service pour administrateurs réservent l'édition par Copilot à la licence payante (ou, chez les particuliers, à Premium et aux forfaits Personnel ou Famille avec crédits d'IA); la FAQ, plus récente, ne fait pas cette distinction. Le plus simple : ouvrez Copilot dans votre Excel et voyez si le mode édition est offert.
Un conseil répété en ligne est périmé : Microsoft indique maintenant que Copilot fonctionne avec ou sans l'enregistrement automatique. Un autre reste vrai, écrit dans la FAQ de Microsoft : évitez de vous fier à Copilot pour des décisions dans des domaines sensibles comme la finance ou le droit, et vérifiez tout ce qu'il produit.
Pour écrire la formule que personne ne se rappelle ou résumer six mois de ventes, c'est un très bon outil. Le problème est ailleurs.
Là où le fichier casse
Deux personnes en même temps. La coédition fonctionne si le classeur est dans OneDrive ou SharePoint Online et si tout le monde utilise une version d'Excel qui la prend en charge. Une seule personne qui l'ouvre dans une version incompatible suffit pour que tous les autres reçoivent une erreur de fichier verrouillé. Et quand deux personnes modifient la même chose, Microsoft l'explique sans détour : en général, la dernière modification enregistrée l'emporte. Son conseil pour éviter les conflits est d'attribuer des feuilles ou des zones à chaque personne, en écrivant leur nom dans les en-têtes. C'est une convention, que rien n'impose.
Qui a changé le prix? Excel a une réponse : Révision, puis Afficher les modifications, qui montre qui a modifié quelle cellule, quand, et l'ancienne valeur, sur 365 jours. Mais l'aide de Microsoft énumère ce qui l'efface : une modification faite dans une version d'Excel à achat unique ou trop ancienne, un fichier chargé à nouveau, enregistré sous forme de copie ou remplacé. Les changements de mise en forme n'y figurent pas, et une valeur modifiée par une macro VBA peut y apparaître sans sa valeur précédente. Un clic sur Réinitialiser les modifications, dans Excel sur le web, vide le volet pour tous les utilisateurs du classeur. L'historique des versions garde les anciens états du fichier, sans le détail par cellule. Copilot sait résumer l'historique des modifications, mais il ne rapporte que ce qu'il contient, précise Microsoft. Le jour où un client conteste une soumission, la question « qui a changé ce prix, et quand? » dépend d'un journal qu'un collègue peut effacer sans le vouloir.
Les macros de quelqu'un qui part. Le fichier le plus important d'une PME contient souvent du VBA écrit par une seule personne. Excel sur le web ne peut ni créer, ni exécuter, ni modifier une macro VBA : il faut l'application de bureau, et quelqu'un qui comprend le code. On a décrit le même risque pour les flux Power Automate qui appartiennent à un employé. Copilot peut aider à relire une formule, pas remplacer la personne qui savait pourquoi la colonne K existe.
Les renseignements personnels en pièce jointe. Une liste de clients avec téléphones et adresses, envoyée par courriel au représentant qui la transfère à son adjointe, existe maintenant en trois exemplaires que vous ne contrôlez plus. L'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige des mesures de sécurité raisonnables compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Un fichier qui circule par courriel répond mal aux deux derniers critères. Le mot de passe sur une feuille n'y change rien : « La protection au niveau de la feuille de calcul n'est pas conçue comme une fonctionnalité de sécurité », écrit Microsoft. Si vos employés collent ces données dans un outil d'IA, la question passe dans votre politique d'utilisation de l'IA.
Ce que Copilot ne peut pas changer : c'est toujours un fichier
Copilot travaille dans le classeur, avec les permissions du classeur. Quand vous enregistrez ses modifications, rappelle la FAQ de Microsoft, toute personne ayant accès au fichier les voit. Il n'ajoute ni rôles, ni règles qui s'appliquent à tout le monde, ni journal que personne ne peut vider.
C'est là le piège. Avec Copilot, ajouter un onglet, une formule de plus ou un tableau de bord prend deux minutes. Le fichier opérationnel grossit plus vite qu'avant, porté par un outil qui le rend plus habile sans le rendre plus solide. Le jour où il faudra en sortir, il y aura plus de logique cachée dans les cellules à reconstituer.
Une application web inverse l'ordre des choses. Les données vivent dans une base de données, séparées des écrans. Chaque personne se connecte avec son compte et voit ce que son rôle permet : un technicien voit ses propres heures, pas la colonne des salaires. Les règles (un prix ne descend pas sous le coût, un dossier fermé ne se modifie plus) sont vérifiées par le serveur, peu importe qui saisit. Chaque modification laisse une ligne dans un journal d'audit qu'aucun utilisateur ne peut réinitialiser. Et l'export vers Excel reste à un clic, pour l'analyse.
Les signes qu'il est temps d'en faire une application
Gardez Excel si une seule personne travaille dans le fichier, ou si c'est un outil d'analyse ou de modélisation. Un tableur est un excellent prototype. Passez à une application quand deux des signes suivants ou plus sont vrais.
Plusieurs personnes saisissent des données dans le même fichier chaque jour. Vous avez besoin de savoir qui a changé quoi, et la réponse doit tenir devant un client ou un comptable. Une partie des données doit être visible pour certaines personnes et cachée pour d'autres. Le fichier contient des renseignements personnels et circule par courriel ou sur des clés USB. Quelqu'un recopie à la main des données du fichier vers un autre logiciel, ou l'inverse (une intégration API peut régler une partie de ce problème). Enfin, une seule personne comprend les macros.
Il reste une étape avant de faire construire : vérifier qu'un logiciel existant ne fait pas déjà le travail. Les tests de notre article sur le sur mesure ou le SaaS s'appliquent tels quels. Si un SaaS couvre votre processus sans le déformer, louez-le. Sinon, l'outil sur mesure n'a pas besoin d'être une « app » téléchargeable : une application web s'ouvre dans le navigateur, sur le téléphone comme au bureau.
Et ChatGPT pour vos fichiers Excel?
Pour écrire une formule ou comprendre une erreur, ChatGPT, Claude ou Copilot Chat font tous l'affaire. La différence se joue sur les données : téléverser le fichier dans un outil de clavardage en crée une copie de plus, hors de votre SharePoint, avec les règles de conservation de l'abonnement utilisé. Les abonnements et l'endroit où vont vos données sont comparés dans notre article sur Copilot, ChatGPT Business et Claude. Répondre à des questions à partir de tous vos fichiers est un autre projet, décrit dans notre article sur l'assistant IA documentaire.
Par où commencer
Ouvrez votre fichier le plus important, allez dans Révision, puis Afficher les modifications. Si le volet est vide alors que trois personnes y ont travaillé cette semaine, ou si vous ne savez pas qui a changé la dernière ligne de prix, vous avez votre réponse. Ensuite, faites la liste de ceux qui modifient ce fichier, de ce que chacun devrait voir, et des colonnes qui contiennent des renseignements personnels. Cette liste est déjà la moitié d'un cahier des charges.
Chez Peich, on construit ces outils internes : une base de données, des écrans par rôle et un journal d'audit. Et on vous dira quand Copilot et un fichier bien tenu suffisent.
→ Parlons de votre fichier Excel
Ce texte vulgarise des fonctionnalités et des licences Microsoft qui changent souvent, et une obligation légale, pour aider une PME à poser les bonnes questions. Il ne remplace ni un avis juridique ni la documentation de Microsoft, qui fait foi : vérifiez ce que Copilot vous offre dans votre propre Excel.
Écrit parXavier Peich