Bien des pages Carrières ont été montées en une après-midi, à partir d'un modèle de formulaire ou d'un logiciel de recrutement laissé dans sa configuration par défaut. Elles demandent la date de naissance « pour le dossier », une photo « pour mettre un visage sur un nom », et posent une question oui/non sur le casier judiciaire. Quand nous révisons la sécurité et la conformité d'une PME, c'est souvent le formulaire le plus bavard du site.
En recrutement, la Loi 25 rencontre la Charte des droits et libertés de la personne. La première dit ce que vous pouvez recueillir, et quand; la seconde, ce que vous ne pouvez ni demander ni reprocher. Et le risque le plus sérieux vient parfois moins de l'intelligence artificielle que d'une simple question éliminatoire, active depuis des années.
La réponse courte, pour les pressés
Au Québec, un employeur ne peut recueillir auprès d'un candidat que les renseignements nécessaires à l'étape du recrutement en cours (articles 4 et 5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé), et le consentement du candidat n'y change rien, précise la Commission d'accès à l'information. À la réception des candidatures, le nom, les coordonnées et le CV suffisent : la date de naissance, le numéro d'assurance sociale et la photo attendent l'embauche, et l'article 18.1 de la Charte interdit de demander l'âge dans un formulaire sauf exception. Les références, le dossier de crédit et la vérification des antécédents judiciaires viennent après l'offre conditionnelle, avec le consentement du candidat, idéalement par écrit. L'article 18.2 de la Charte interdit de refuser un candidat pour une infraction sans lien avec l'emploi ou pardonnée. Un logiciel qui rejette une candidature sans intervention humaine rend une décision automatisée : l'article 12.1 oblige à en informer le candidat et à lui offrir une révision.
Le formulaire demande trop, et le consentement n'y change rien
L'article 4 de la loi oblige l'entreprise à déterminer les fins d'une collecte avant de la faire. L'article 5 limite la collecte aux renseignements « nécessaires aux fins déterminées avant la collecte ». En recrutement, la fin évolue d'une étape à l'autre, et la nécessité avec elle.
La Commission d'accès à l'information (CAI) l'a écrit noir sur blanc dans sa page sur le recrutement de personnel : « même si un candidat consent à fournir des renseignements qui ne sont pas nécessaires, l'employeur n'est pas en droit de les collecter ». Une case « j'accepte » sous un champ superflu ne règle donc rien.
À la réception des candidatures, la CAI s'en tient aux coordonnées, au parcours scolaire et professionnel, aux compétences et aux centres d'intérêt, ce qu'un CV contient déjà. Un formulaire plus pointu, conçu pour un poste réglementé, ne doit pas servir à tous les postes, et les références viennent après les entrevues.
Trois champs reviennent sans cesse sur les pages Carrières.
La date de naissance. L'âge est un motif de discrimination interdit par l'article 10 de la Charte, et l'article 18.1 défend de demander, « dans un formulaire de demande d'emploi ou lors d'une entrevue », des renseignements sur ces motifs, sauf s'ils servent à évaluer une aptitude requise par l'emploi (article 20) ou un programme d'accès à l'égalité. Le guide Recruter sans discriminer de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) admet la question quand une loi fixe un âge minimal pour le poste, ou pour vérifier des antécédents judiciaires. Hors de ce dernier cas, dit la CAI, la date de naissance attend l'embauche.
Le numéro d'assurance sociale. Les lois fiscales obligent l'employeur à le recueillir, mais la CAI précise qu'il n'est pas nécessaire lors des étapes qui précèdent l'embauche. Un formulaire en ligne qui le demande à chaque candidat accumule des NAS que l'entreprise n'avait aucun droit de recueillir.
La photo. La CDPDJ range parmi les pratiques à éviter le fait de demander une photo avec la candidature ou avant une entrevue. Une photo peut être demandée après l'embauche, pour l'identification : voir le droit à l'image des employés et, si la carte d'accès devient biométrique, la biométrie au travail.
Même logique à l'entrevue : la CAI permet de voir une pièce d'identité, pas d'en faire une photocopie, de la photographier ou d'en noter les numéros au dossier.
Références, crédit, réseaux sociaux : après l'offre, avec un consentement écrit
L'article 6 oblige à recueillir les renseignements auprès de la personne concernée, à moins qu'elle ne consente à la cueillette auprès de tiers. Appeler un ancien patron, c'est recueillir auprès d'un tiers.
La CAI décrit la séquence : présenter d'abord une offre d'emploi conditionnelle, puis obtenir le consentement du candidat aux vérifications, « par l'entremise d'un formulaire signé, par exemple », qui précise pourquoi elles sont nécessaires pour ce poste et auprès de quels tiers elles seront faites. L'article 14 exige un consentement libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et présenté à part. Nos exemples de formulaires de consentement montrent la forme.
Pour le dossier de crédit, la CAI exige le consentement et préfère, pour juger de l'honnêteté, les références. Pour les réseaux sociaux, elle recommande de s'abstenir, sauf pour un porte-parole ou du personnel politique, et alors avec consentement.
Le casier judiciaire : une analyse, pas une case
L'article 18.2 de la Charte se lit ainsi : « Nul ne peut congédier, refuser d'embaucher ou autrement pénaliser dans le cadre de son emploi une personne du seul fait qu'elle a été déclarée coupable d'une infraction pénale ou criminelle, si cette infraction n'a aucun lien avec l'emploi ou si cette personne en a obtenu le pardon. » Le pardon s'appelle aujourd'hui la suspension du casier judiciaire.
Le guide de la CDPDJ insiste : le lien entre une infraction et un emploi « n'est pas automatique et chaque situation doit faire l'objet d'une analyse particulière ». Il donne l'exemple de deux personnes ayant un antécédent de vol, dans deux casinos. Le congédiement d'un commis aux machines à sous qui manipulait de l'argent dans des zones non surveillées a été jugé conforme à la Charte; celui d'une croupière qui ne touchait que des jetons et des cartes, sous les caméras, a été jugé contraire.
Le guide propose une formulation : « Avez-vous déjà été reconnu coupable d'une infraction pénale ou criminelle ayant un lien avec l'emploi et pour laquelle vous n'avez pas obtenu une suspension de casier judiciaire? » Côté Loi 25, la CAI exige que la vérification réponde à une exigence précise du poste, avec le consentement préalable du candidat quand elle passe par la police, et interdit de verser au dossier une infraction sans lien avec l'emploi ou pardonnée.
La question éliminatoire est déjà une décision automatisée
C'est ici que le formulaire rejoint l'article 12.1. Qui rend « une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé » doit en informer la personne au plus tard en lui annonçant la décision, et lui permettre de présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de la réviser. Le détail est dans notre article sur les décisions automatisées.
Les logiciels de suivi des candidatures offrent des questions éliminatoires. Chez Workable, un « non » à une question oui/non peut disqualifier automatiquement le candidat, qui reçoit quand même un accusé de réception et ignore qu'il a été écarté; le journal d'activité précise qu'aucun utilisateur n'est indiqué, puisque l'action est générée par le système. Chez Recruitee, la question éliminatoire peut déclencher un courriel de refus automatique, que l'aide suggère d'envoyer avec un court délai pour ménager l'expérience des candidats.
Aucune IA là-dedans. Pourtant, selon notre lecture, un refus que personne n'a regardé est une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et la CAI cite justement « le rejet automatique de certaines candidatures par un logiciel de tri ». Selon la même lecture, le délai ne change pas la nature du refus, et un courriel qui laisse croire qu'une personne a lu le dossier va à l'inverse de l'avis que l'article 12.1 exige.
Le pire cas réunit cette section et la précédente : une question éliminatoire « Avez-vous un casier judiciaire? ». Elle rejette sans pouvoir faire l'analyse au cas par cas que la Charte exige. La correction est simple : envoyer les réponses éliminatoires dans une pile « à revoir » qu'une personne ouvre vraiment avant tout refus.
Le tri par IA : annoncé dès le départ, évalué avant l'achat
La CAI recommande que le recours à l'IA pour trier ou évaluer les candidatures soit communiqué aux candidats « dès le début du processus ». Avant d'y recourir, l'employeur doit réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), comme l'article 3.3 l'exige pour tout projet d'acquisition d'un système d'information. Notre générateur d'ÉFVP produit ce document.
Selon nous, un outil qui note des CV fait aussi du profilage au sens de l'article 8.1, qui le définit comme l'évaluation de certaines caractéristiques d'une personne, « notamment à des fins d'analyse du rendement au travail ». Il faut alors informer le candidat au préalable. La CAI va plus loin pour les systèmes de reconnaissance des émotions en entrevue vidéo, qu'elle juge « très peu susceptibles d'être proportionnels aux besoins de l'employeur ».
Le tri par IA arrive aussi par la petite porte : un gestionnaire qui colle vingt CV dans son compte ChatGPT personnel pour obtenir un classement. C'est de l'IA fantôme, et c'est précisément le cas qu'une politique d'utilisation de l'IA doit trancher.
Le logiciel de recrutement est votre mandataire
La CAI le rappelle : quand l'employeur fait affaire avec un tiers, il « demeure juridiquement responsable des renseignements personnels traités ». L'article 18.3 permet de confier les candidatures à un fournisseur sans le consentement des candidats, par un mandat écrit qui précise les mesures de confidentialité, limite l'usage au mandat et interdit la conservation après son expiration : voir le contrat fournisseur. Si les serveurs sont hors du Québec, l'article 17 ajoute une ÉFVP avant la communication : voir les agents IA hébergés hors du Québec.
Pour les CV des candidats non retenus, notre article sur la durée de conservation s'applique aussi à la copie que garde votre logiciel.
Par où commencer
Ouvrez votre formulaire de candidature et justifiez chaque champ pour l'étape de la réception. Supprimez ce qui attend l'embauche. Dressez la liste de vos questions éliminatoires et vérifiez lesquelles déclenchent un refus sans regard humain. Préparez un formulaire de consentement aux vérifications, distinct de l'offre. Ajoutez à l'offre d'emploi une phrase qui dit si un outil d'IA trie les candidatures, et comment demander une révision.
Nous bâtissons des pages Carrières qui ne demandent que le nécessaire, et des agents IA qui trient les candidatures en laissant la décision à une personne. Nous pouvons aussi relire votre formulaire ou la configuration de votre logiciel.
→ Parlons de votre processus d'embauche
Ce texte vulgarise des obligations légales pour aider une PME à poser les bonnes questions; il ne constitue pas un avis juridique. Le texte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de la Charte des droits et libertés de la personne, les pages de la Commission d'accès à l'information et de la CDPDJ, ainsi que la documentation de votre logiciel à la date de votre lecture font foi : pour une situation particulière, consultez un juriste ou un conseiller en ressources humaines agréé.
Écrit parXavier Peich