Exemple d’EFVP : la refonte d’un site web et de son formulaire

Le projet consiste en la refonte du site web de Rénovation Exemple, un entrepreneur œuvrant dans le secteur résidentiel. Le nouveau site comprendra un formulaire de demande de soumission qui permettra aux visiteurs de décrire leurs travaux et de transmettre les renseignements nécessaires pour que Rénovation Exemple puisse y donner suite. Rénovation Exemple entreprend cette refonte afin de recevoir les demandes de soumission par l’entremise de son site et de mesurer la fréquentation de celui-ci. Les renseignements recueillis ne sont pas destinés à d’autres fins que celles-ci.

La présente évaluation porte sur le formulaire de demande de soumission, sur l’hébergement du site et de sa base de données, sur le service de protection du formulaire contre les robots, sur le service d’envoi des demandes par courriel et sur l’outil de mesure d’audience. Elle vise l’ensemble des visiteurs du site et des personnes qui remplissent le formulaire, dont le nombre est estimé entre 100 et 10 000. Elle couvre également la mise à jour de la politique de confidentialité qui nomme ces fournisseurs. Elle ne s’étend pas au traitement que Rénovation Exemple fait des demandes une fois celles-ci reçues, notamment la préparation des soumissions et la réalisation des travaux, puisque ces activités ne sont pas décrites dans le projet.

Les renseignements sont recueillis directement auprès des visiteurs du site, qui sont des membres du public. Lorsqu’une personne remplit le formulaire de demande de soumission, elle y inscrit son nom, son courriel, son numéro de téléphone, l’adresse des travaux et une description de son projet, et elle peut y joindre des photos de son domicile. Avant l’envoi, le formulaire est protégé contre les robots par le service reCAPTCHA de Google, qui traite l’interaction aux États-Unis. Chaque demande est ensuite enregistrée dans la base de données du site, hébergée aux États-Unis par l’hébergeur du site, et acheminée par courriel à Rénovation Exemple au moyen d’un service d’envoi de courriels situé aux États-Unis. Par ailleurs, la fréquentation du site est mesurée par un outil canadien, qui traite les données au Canada, hors Québec; cet outil ne dépose pas de témoins et utilise l’adresse IP et les pages consultées pour produire des statistiques de fréquentation. Rénovation Exemple a conclu une entente écrite avec chacun de ces quatre fournisseurs.

Au sein de Rénovation Exemple, l’accès aux demandes est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour y donner suite. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n’est prise à partir de ces renseignements. Les personnes sont informées de la collecte au moyen de la politique de confidentialité mise à jour, qui nomme les fournisseurs. La durée de conservation des demandes, que ce soit dans la base de données du site ou dans les courriels reçus, n’est pas encore définie et reste à déterminer. En retour, la personne qui soumet une demande reçoit un suivi de Rénovation Exemple à l’égard de sa demande de soumission. La possibilité de lui communiquer, à sa demande, ses renseignements dans un format structuré reste à confirmer.

L’évaluation a fait ressortir deux constats. D’une part, aucune durée de conservation n’est définie pour les demandes de soumission et les renseignements qu’elles contiennent. D’autre part, il reste à confirmer si Rénovation Exemple est en mesure de communiquer à une personne, à sa demande, les renseignements qui la concernent dans un format structuré. Compte tenu de la nature des renseignements recueillis, notamment l’adresse des travaux et les photos du domicile, la sensibilité de l’ensemble a été jugée moyenne.

Trois risques ont été relevés. Le principal est celui d’une conservation plus longue que nécessaire, dont la gravité est jugée moyenne et la probabilité élevée en l’absence de durée de conservation définie. Les deux autres, soit le traitement des renseignements à l’extérieur du Québec sans protection adéquate et l’accès non autorisé aux renseignements, présentent une gravité moyenne et une probabilité faible, notamment parce que des ententes écrites encadrent les fournisseurs et que l’accès à l’interne est limité au personnel qui en a besoin.

Pour répondre à ces constats et à ces risques, Rénovation Exemple adopte les cinq mesures énoncées dans le présent document et en assurera la mise en œuvre avec le concours de Nadia Exemple.