Exemple d’EFVP : une clinique dentaire change de logiciel de gestion

Clinique dentaire Exemple remplace son logiciel de gestion de clinique dentaire, actuellement installé sur un serveur au bureau, par un logiciel infonuagique conçu par un éditeur québécois et hébergé au Québec. Ce nouveau logiciel servira à tenir le dossier dentaire des patients, notamment leurs antécédents médicaux, leurs radiographies et leurs plans de traitement. Il servira aussi à gérer l’agenda, la facturation et les demandes de remboursement aux assureurs, ainsi qu’à envoyer aux patients des rappels de rendez-vous par texto. Ce projet ne vise pas à utiliser les renseignements à de nouvelles fins. Il modifie la façon dont ils sont hébergés et gérés.

La présente évaluation porte sur l’acquisition de ce système d’information et sur les renseignements personnels qu’il traitera. Elle couvre la migration des dossiers existants par l’éditeur, l’hébergement infonuagique, l’accès par le personnel, la conservation et la restitution des données, ainsi que l’envoi des rappels par texto. Les renseignements visés sont de nature délicate, puisqu’ils comprennent des renseignements de santé. Ils concernent de 100 à 10 000 personnes, dont de nombreux enfants. L’évaluation ne porte pas sur d’autres fins que celles qui sont décrites ici.

Les renseignements proviennent des patients de Clinique dentaire Exemple. Il s’agit de leur nom, de leur date de naissance, de leurs coordonnées, de leurs antécédents médicaux, de leur dossier dentaire, de leurs radiographies, ainsi que des renseignements liés à leurs assurances et à leur facturation. Les patients sont informés de ce traitement. Au démarrage du projet, l’éditeur du logiciel migre vers sa plateforme les dossiers existants, qui se trouvent sur le serveur du bureau. Ces dossiers comprennent ceux de nombreux enfants. Par la suite, l’éditeur héberge au Québec le dossier dentaire, l’agenda et la facturation, en vertu d’une entente écrite conclue avec Clinique dentaire Exemple. Le logiciel sert aussi à transmettre les demandes de remboursement aux assureurs.

Pour les rappels de rendez-vous, l’éditeur fera appel à un service d’envoi de textos qu’il n’a pas encore précisé. Plusieurs points restent à confirmer : l’identité de ce service, le lieu où il traitera les renseignements, les renseignements qui lui seront transmis et l’existence d’une entente écrite qui encadre ce traitement.

Au sein de Clinique dentaire Exemple, l’accès aux renseignements est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Aucune décision n’est fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Le contrat conclu avec l’éditeur fixe la durée de conservation des données. Il prévoit aussi que les données seront restituées à Clinique dentaire Exemple à la fin du contrat. Quant aux patients, ils reçoivent en retour des rappels de rendez-vous par texto.

L’évaluation fait ressortir deux constats, qui concernent tous deux le service d’envoi de textos choisi par l’éditeur. D’une part, on ne sait pas encore si une entente écrite encadre le traitement des renseignements par ce service. D’autre part, le lieu où ce service traitera les renseignements est inconnu. Ces deux éléments restent à confirmer. En revanche, l’hébergement principal par l’éditeur au Québec est encadré par une entente écrite, et le contrat fixe la durée de conservation et la restitution des données.

Le principal risque relevé est le traitement des renseignements à l’extérieur du Québec sans protection adéquate. Ce risque est jugé de gravité élevée et de probabilité moyenne. Deux autres risques ont été relevés, soit l’accès non autorisé aux renseignements et leur conservation plus longue que nécessaire. Tous deux sont jugés de gravité élevée et de probabilité faible. La gravité élevée de ces risques s’explique par la sensibilité des renseignements de santé et par la présence de nombreux dossiers d’enfants.

Clinique dentaire Exemple adopte les quatre mesures énoncées dans le présent document afin de réduire ces risques. Elle entend aussi obtenir les précisions qui manquent sur le service d’envoi de textos.